Quy trình để thuê đội ngũ offshore ở Việt Nam bao gồm 5 bước:

• Bước 1: Xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC)

• Bước 2: Đăng ký giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

• Bước 3: Làm và đăng ký con dấu công ty

• Bước 4: Công bố công khai

• Bước 5: Đăng ký mã số thuế/ số VAT với cục thuế

Đây là quy trình chuẩn để đăng ký một công ty vận hành mọi loại hình kinh doanh tại Việt Nam. Sau này, tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, công ty có thể hoặc không yêu cầu giấy phép phụ bổ sung. Các quy định thành lập công ty Việt Nam có thể thay đổi theo

Doanh nghiệp sẽ kiểm soát dự án thông qua các phần mềm giúp tự động hóa nhiều tác vụ thủ công, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý dự án và thành viên trong nhóm. Các tác vụ có thể tự động hóa bao gồm tạo nhiệm vụ, phân công công việc, theo dõi tiến độ, nhận báo cáo,... Phần mềm cung cấp nền tảng để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, cập nhật tiến độ, thảo luận về công việc và đưa ra phản hồi. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả chung của dự án.

Một đội ngũ Offshore bao gồm những vị trí công việc và vai trò tương ứng sau:

• Quản lý dự án (Project Manager): Chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án từ lập kế hoạch đến thực hiện, đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên cần thiết trong dự án đều được sử dụng.

• Nhà thiết kế (Designer) và nhà phát triển (Developer): Chịu trách nhiệm thiết kế, cài đặt, kiểm tra và bảo trì phần mềm.

• Nhà kiểm soát chất lượng ( Quality Control): Kiểm tra tính toàn vẹn, chất lượng, thậm chí các yêu cầu phi chức năng và đảm bảo khả năng sử dụng hoặc tính thân thiện với người dùng sản phẩm.

Có các mô hình sau:

• Mô hình nhà thầu Offshore: Trong mô hình này, doanh nghiệp gửi một tập hợp các yêu cầu cụ thể cho nhà thầu. Sau đó, một đội nhân lực sẽ được lựa chọn dựa trên những yêu cầu đó. Đội ngũ này sau đó sẽ chịu trách nhiệm cho một loạt các nhiệm vụ, cả về quản lý lẫn kỹ thuật, bao gồm phân tích và thiết kế hệ thống, cập nhật phần mềm, viết mã mới... theo yêu cầu. Mô hình này phù hợp cho các công ty nhỏ.

• Mô hình Offshore của khách hàng: Trong mô hình này, một đội nhân lực được chọn tùy ý dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp sẽ đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn so với mô hình nhà thầu Offshore, từ nghiên cứu và phân tích sản phẩm đến quản lý nhóm. Nhóm Offshore sẽ tập trung chủ yếu vào việc coding. Mô hình này được khuyến nghị cho các công ty lớn có khả năng xử lý một số lượng lớn các công việc.

Các công việc cần thiết để khởi động dự án Offshore:

• Phân loại cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp với đội Offshore: Điều quan trọng là mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm ngay từ khi bắt đầu.

• Lập kế hoạch đo lường tính bảo mật của đội ngũ Offshore: Phần nào của dự án sẽ được truy cập và ủy quyền bởi thành viên nào.

• Quản lý quy trình phát triển: Chọn cách tiếp cận và quản lý dòng thời gian cho dự án, cho dù đó chỉ là những update nhỏ hay chỉ là báo cáo.

• Quản lý nhóm: Nhóm Offshore và nhóm in-house nên hợp tác để cùng teamwork với nhau.